مهام وحدة القلم السري

المهام الرئيسية لوحدة القلم السري:

• استلام المراسلات السرية:

  • استلام الكتب الرسمية المصنفة (سري، سري جداً، شخصي).

  • التأكد من سلامة الأختام وعدم فتحها إلا من المخول.

• تسجيل وتصنيف الوثائق:

  • تسجيل الكتب في سجلات خاصة سرية.

  • تصنيفها حسب درجة السرية والأولوية.

• عرض المراسلات على المسؤول المختص:

  • تسليم البريد السري مباشرة إلى المدير أو الجهة المخولة فقط.

  • ضمان عدم اطلاع أي شخص غير مخول.

• حفظ الوثائق السرية:

  • حفظ المستندات في أماكن آمنة (خزائن محكمة أو أنظمة إلكترونية مؤمنة).

  • تنظيم الأرشفة بطريقة تمنع الوصول غير المصرح به.

• إصدار المراسلات السرية:

  • إعداد وإرسال الكتب السرية وفق ضوابط محددة.

  • استخدام أظرف مختومة ومؤمنة.

• متابعة البريد السري:

  • متابعة وصول الكتب الصادرة والتأكد من تسليمها للجهة المعنية.

  • التحقق من استلام الردود عند الحاجة.

• الحفاظ على السرية التامة:

  • الالتزام بعدم إفشاء أي معلومات أو محتوى.

  • الالتزام بالتعليمات والقوانين الخاصة بالوثائق السرية.

• إتلاف الوثائق حسب الضوابط.