مهام مكتب السيد العميد

• تنظيم المراسلات الصادرة والواردة:

  • استلام الكتب الرسمية من داخل وخارج الكلية وعرضها على العميد.

  • تحرير الكتب والإجابات الرسمية باسم العمادة وتسجيلها في سجلات الصادر.

• تنظيم جدول أعمال ومواعيد العميد:

  • تنسيق مواعيد الاجتماعات والمقابلات الرسمية والخاصة بالعميد.

  • ترتيب زيارات الوفود وتنظيم حضور العميد للأنشطة والمناسبات.

• إعداد محاضر الاجتماعات الرسمية:

  • تنظيم الاجتماعات التي يترأسها العميد (مجلس الكلية، اللجان، الخ).

  • تسجيل وإعداد المحاضر الرسمية وتوثيقها وحفظها.

• متابعة تنفيذ توجيهات العميد:

  • إرسال تعليمات العميد إلى الأقسام والوحدات ومتابعة مدى تنفيذها.

  • رفع تقارير دورية عن نسب الإنجاز أو المعوقات.

• تنظيم وأرشفة الملفات الرسمية للعمادة:

  • حفظ الكتب الصادرة والواردة في ملفات ورقية أو إلكترونية مؤرشفة.

  • تسهيل الرجوع إليها عند الحاجة بشكل منظم وآمن.

• استقبال المراجعين وتوجيههم حسب السياق الإداري:

  • تنظيم استقبال الأساتذة، الموظفين، الطلبة، أو الضيوف الراغبين بمقابلة العميد.

  • تصنيف الطلبات وتوجيهها للجهات ذات العلاقة بعد العرض على العميد.